KS 2000 systemet er både tilgængeligt som en håndbog (papir) og som en webløsning (elektronisk). Det anbefales at anvende den elektroniske løsning, da den giver flest fordele og anvendelses-muligheder. Eksempelvis gør det opdateringen af systemdokumenter væsentlig nemmere for den enkelte virksomhed, og der er aldrig tvivl om hvilke dokumenter, der er gældende.
KS 2000 håndbogen er opbygget på en måde, der afspejler virksomhedens aktiviteter i det daglige arbejde. Man kan således i strukturen genkende procesforløbet med kvalitet i alle arbejdsprocesser fra ”modtagelse og registrering” til ”klargøring, slutkontrol og aflevering”. De angivne arbejdsprocesser er markeret med blå i den efterfølgende figur.
Udover arbejdsprocesserne findes en række sideløbende processer og aktiviteter, der på forskellig måde fremmer og understøtter det daglige arbejde i virksomheden. Boksene markeret med rød illustrerer de ledelses- og styringsmæssige processer og aktiviteter, som sætter rammerne for kvalitetsstyringen i virksomheden. Boksene markeret med grøn illustrerer de aktiviteter der understøtter de øvrige processer.
Under hver boks findes de oplysninger, der er behov for i forhold til den angivne aktivitet. Det gælder relevante krav i FAI kvalitetsstandard, viden og værktøjer og relevante skabeloner. Hvert kravområde er præciseret, og der er i ”viden og værktøjer” givet en fortolkning af, inspiration til og eksempler på hvordan kravene kan opfyldes.
Webløsningen giver endvidere den enkelte virksomhed mulighed for at opbygge sin helt egen struktur, så det passer til den måde som virksomheden arbejder på. Det kunne eksempelvis dreje sig om at uploade og/eller udarbejde dokumenter, der er specifikke for virksomhedens egne behov og krav.
